1Objeto, alcance y normatividad
1.1. Objeto. Regular cotización, reserva, contratación, pagos, modificaciones, cancelaciones y ejecución de servicios turísticos.
1.2. Servicios comprendidos: tours y excursiones; experiencias culturales, de naturaleza, gastronómicas y comunitarias; transfers y traslados; transporte turístico terrestre; paquetes nacionales e internacionales; gestión y comercialización de tiquetes aéreos; y servicios complementarios expresamente contratados.
1.3. Modalidades de actuación. VALLENATOUR podrá actuar como organizador, operador directo, comercializador o intermediario según el servicio y la habilitación correspondiente. La participación de terceros no excluye las responsabilidades que legalmente correspondan a VALLENATOUR.
1.4. Normativa. Se observarán, según corresponda, la Ley 300 de 1996, Ley 1558 de 2012, Ley 2068 de 2020, Decreto 1074 de 2015, Ley 1480 de 2011, Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, así como la regulación especial del transporte terrestre y aéreo.
2Cotizaciones, reservas y confirmaciones
2.1. Las cotizaciones tendrán la vigencia indicada y estarán sujetas a disponibilidad hasta la confirmación. Deberán describir el destino, fechas, duración, pasajeros, itinerario, servicios incluidos y excluidos, precio y condiciones particulares.
2.2. Los precios pueden variar antes de la contratación. Una vez perfeccionado el contrato, se respetarán las condiciones pactadas, salvo cambios legalmente permitidos o aceptados por las partes.
2.3. Una solicitud de reserva no bloquea automáticamente cupos, habitaciones, vehículos, entradas o tiquetes. La confirmación exige el cumplimiento de requisitos, pagos acordados y disponibilidad efectivamente confirmada.
2.4. El contratante suministrará nombres y documentos correctos de los pasajeros. Las solicitudes especiales de accesibilidad, alimentación, asistencia o equipaje deberán comunicarse oportunamente para gestionar los ajustes que correspondan.
3Pagos, anticipos y facturación
3.1. Los anticipos, pagos parciales, saldos y vencimientos serán exclusivamente los establecidos en cada cotización, confirmación o contrato. No se fija un porcentaje general obligatorio.
3.2. Las condiciones económicas podrán variar según servicio, destino, temporada, anticipación, disponibilidad y exigencias de proveedores, informadas antes de contratar.
3.3. Los pagos se efectuarán únicamente por canales oficiales de VALLENATOUR. Todo cargo adicional legalmente procedente deberá comunicarse de forma clara antes de la compra.
3.4. El incumplimiento de los pagos pactados podrá afectar la reserva en los términos contractuales y legales. VALLENATOUR expedirá la factura o documento tributario que corresponda.
4Cancelaciones, modificaciones y reembolsos
4.1. Las cancelaciones voluntarias se regirán por las condiciones particulares válidamente pactadas para cada servicio, los compromisos con proveedores y las disposiciones legales aplicables. No existe una escala general de porcentajes de penalidad.
4.2. Toda solicitud de cancelación deberá presentarse por escrito mediante los canales oficiales, indicando titular, referencia de reserva, fecha y motivo.
4.3. Los gastos, penalidades o deducciones solo procederán cuando sean legalmente admisibles y hayan sido informados y aceptados previamente, sin perjuicio de las obligaciones de VALLENATOUR frente al consumidor.
4.4. No presentación (No Show). La ausencia o no utilización del servicio se tratará conforme al artículo 65 de la Ley 300 de 1996 cuando resulte aplicable y a las condiciones válidamente pactadas; no supone retención automática de todo lo pagado.
4.5. Los cambios de fecha, horario, destino, pasajeros o servicios estarán sujetos a disponibilidad y a las condiciones particulares. Las diferencias tarifarias y cargos legalmente procedentes se comunicarán antes de efectuar el cambio.
4.6. Cuando exista incumplimiento imputable a VALLENATOUR, se reconocerán las soluciones y derechos previstos en las normas turísticas y de protección al consumidor.
4.7. Fuerza mayor. Ante circunstancias extraordinarias se evaluarán las obligaciones aplicables y las opciones de reprogramación, sustitución, bono aceptado voluntariamente o devolución cuando corresponda. La fuerza mayor no permite automáticamente retener todos los pagos.
4.8. Los reembolsos se tramitarán en los plazos legalmente aplicables. Se comunicará el resultado de la solicitud y las deducciones que procedan. Los bonos no reemplazan un reembolso exigible por ley.
4.9. El derecho de retracto se reconocerá cuando legalmente proceda; para servicios sujetos a regulación especial se aplicarán las reglas correspondientes. Los servicios voluntariamente no utilizados se evaluarán conforme a las condiciones contractuales válidas y a la ley.
5Condiciones específicas por servicio
5.1. Tours, excursiones y experiencias
Los tours podrán ser privados o compartidos. El programa informará punto de encuentro, horario, duración y tolerancias. Los pasajeros seguirán las indicaciones razonables del guía y los protocolos de seguridad. Los itinerarios podrán ajustarse por causas justificadas —clima, seguridad, cierre de atractivos o decisiones de autoridades— respetando los servicios esenciales y derechos del cliente. Las cancelaciones y modificaciones seguirán las condiciones particulares del tour.
5.2. Transfers y traslados turísticos
Comprenden los recorridos entre puntos contratados. La tarifa podrá depender del trayecto, capacidad, vehículo y horario. El cliente informará correctamente vuelo, hora, pasajeros, equipaje y lugar de recogida. Los tiempos de espera, paradas y recargos se comunicarán antes de contratar. Los cambios de horario o destino dependerán de disponibilidad y condiciones acordadas.
5.3. Transporte turístico terrestre
Podrá contratarse por trayecto, jornada o recorrido. La cotización identificará vehículo, capacidad, horario, duración y conceptos incluidos o adicionales, como peajes, estacionamientos, kilómetros o tiempos extraordinarios. Los servicios se prestarán por empresas y vehículos que cumplan los requisitos legales. Se respetará la capacidad autorizada. Los daños atribuibles a pasajeros deberán acreditarse debidamente.
5.4. Planes y paquetes turísticos nacionales
Podrán comprender alojamiento, transporte, alimentación, excursiones, entradas, guianza y asistencia, según las inclusiones expresas. Los hoteles, habitaciones, régimen alimentario y horarios serán los confirmados. Los gastos personales o extras no incluidos serán asumidos por el pasajero. Los cambios, cancelaciones y reembolsos seguirán las condiciones particulares válidas y la normativa aplicable.
5.5. Planes y paquetes turísticos internacionales
El viajero deberá cumplir requisitos de pasaporte, visa, permisos migratorios y exigencias sanitarias. VALLENATOUR brindará orientación pertinente, sin garantizar decisiones de autoridades migratorias. Las condiciones de cambio de moneda y de proveedores internacionales se comunicarán antes de contratar. Las consecuencias de una visa negada o denegación de ingreso se analizarán conforme al contrato y a la ley.
5.6. Tiquetes aéreos nacionales e internacionales
Las tarifas estarán sujetas a disponibilidad hasta su emisión. El pasajero verificará nombres, documentos, rutas, fechas y horarios antes de autorizar la emisión.
Las condiciones de equipaje, cambios, cancelaciones, reprogramaciones, restricciones tarifarias y reembolsos serán las indicadas por la aerolínea correspondiente, siempre respetando la regulación especial del transporte aéreo y los derechos legalmente reconocidos al pasajero.
Se observarán los derechos de retracto, desistimiento y reembolso cuando procedan. Las alteraciones operacionales del vuelo se atenderán conforme a las obligaciones de la aerolínea y las responsabilidades que correspondan a VALLENATOUR como comercializador o intermediario.
6Festival Vallenato y temporadas de alta demanda
Durante el Festival de la Leyenda Vallenata, conciertos, ferias, vacaciones y eventos de alta ocupación podrán aplicarse condiciones particulares de reserva, pago, cambios y cancelaciones. Las restricciones relevantes de hoteles, transportadores, operadores, boletería y otros proveedores se informarán antes de contratar. Las tarifas no reembolsables deberán identificarse expresamente y solo aplicarse cuando sean legalmente procedentes. La alta demanda no elimina los derechos irrenunciables del consumidor.
7Clientes particulares
Los clientes recibirán información clara y suficiente sobre precios, servicios, inclusiones, exclusiones y restricciones. El contratante proporcionará datos veraces y, cuando compre para otras personas, les comunicará las condiciones del programa, sin limitar sus derechos individuales. La aceptación será libre, informada y verificable.
8Agencias mayoristas, minoristas y clientes corporativos
Las relaciones comerciales podrán establecer tarifas netas o comisionables. Comisiones, márgenes, descuentos, anticipos, plazos, bloqueos y condiciones de liberación se definirán en cada acuerdo, sin porcentajes generales predeterminados.
Las agencias deberán informar correctamente las condiciones al cliente final y no ofrecer como confirmados servicios no aprobados por VALLENATOUR. Los acuerdos entre empresas no limitan los derechos de los consumidores.
9Recomendaciones y restricciones de participación
Se recomienda ropa cómoda y fresca, sombrero o gorra, protector solar, hidratación y calzado apropiado. Para recorridos rurales conviene llevar efectivo y los documentos personales necesarios. Se recomienda custodiar los objetos personales y seguir las instrucciones del guía. Para ríos y naturaleza pueden requerirse ropa de baño, repelente y muda de ropa.
Las necesidades de movilidad, accesibilidad, alimentación o asistencia podrán comunicarse anticipadamente para gestionar ajustes. Se deberán respetar las normas de convivencia, seguridad, protección ambiental y protocolos locales. Los menores de edad deberán cumplir los requisitos legales de acompañamiento y autorización.
10Seguridad, asistencia y sostenibilidad
VALLENATOUR promoverá servicios seguros y adoptará las medidas exigibles para cada actividad. Los seguros o asistencias incluidos se describirán en la cotización, junto con sus coberturas. Se promoverá el respeto a las comunidades anfitrionas, al patrimonio cultural y a los ecosistemas. Se rechaza toda forma de explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes en el contexto de viajes y turismo.
11Responsabilidades
VALLENATOUR responderá por las obligaciones legales y contractuales que correspondan según su intervención en cada servicio. La participación de proveedores externos no supone exoneración automática. Los viajeros cumplirán las normas de seguridad y suministrarán información veraz. Los incumplimientos, sobreventas y servicios no prestados se resolverán conforme a la normativa aplicable.
12Protección de datos personales
VALLENATOUR tratará los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, para gestionar reservas, coordinar servicios, atender solicitudes y cumplir obligaciones legales, según las finalidades informadas y autorizadas cuando corresponda. Los titulares podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria en los casos legalmente previstos. La política específica de tratamiento de datos deberá estar disponible en los canales oficiales.
13Peticiones, quejas y reclamaciones
Las solicitudes relacionadas con reservas, pagos, cambios, cancelaciones, reembolsos y calidad de los servicios podrán remitirse a vallenatour@gmail.com o al WhatsApp comercial 301 250 3785. Se recomienda incluir nombre, referencia de reserva, fecha, descripción y soportes. Las solicitudes se atenderán en los términos legales aplicables.
14Aceptación, actualización y vigencia
La contratación estará sujeta a las condiciones generales y particulares informadas previamente. La aceptación podrá acreditarse mediante contrato, formulario, correo o mecanismo válido de consentimiento verificable.
VALLENATOUR podrá actualizar estas políticas por cambios normativos, comerciales u operativos. Las modificaciones no afectarán retroactivamente derechos adquiridos ni condiciones contractuales perfeccionadas, salvo acuerdo válido o disposición legal. Será aplicable la versión informada y aceptada al contratar.